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6 conseils pour optimiser le temps passé en réunion

Une grande partie des cadres disent passer trop de temps dans des réunions inutiles. En effet, dans la majorité des entreprises, les meetings sont trop fréquents et dispersés, ce qui les rend moins productifs. Alors comment éviter de perdre un temps monstre dans une réunion et les rendre plus performantes ? Voici quelques conseils qui vous feront gagner un temps précieux.
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Avoir un ordre du jour clair et précis. Rien ne sert de se réunir si personne ne sait pourquoi. Alors pour que les réunions soient plus courtes et qu’elles ne constituent pas une perte de temps, définissez la raison pour laquelle vous avez convoqué vos collaborateurs. Si vous vous apercevez que le sujet est trop vaste, divisez-le en plusieurs partie et faites-en l’objet d’une autre réunion. Des réunions plus longues ne sont pas plus productives, loin de là ! Vous risquez de perdre l’attention de votre auditoire qui sera moins concentré au fil du temps. Cependant si vous ne pouvez pas raccourcir la durée de la réunion, faites régulièrement des pauses.

 Ne pas s’éparpiller pour ne pas s’éterniser. Il est nécessaire que quelqu’un mène la réunion de A à Z pour éviter de s’écarter du sujet initial. Cette personne sera chargée de rappeler au début l’objet de la réunion et de la conclure au moment opportun. C’est lui qui s’occupera de couper court aux conversations qui ne sont pas en lien direct avec l’ordre du jour énoncé, afin de perdre du temps inutilement.

Gérer et limiter le temps de parole afin que tout le monde puisse s’exprimer. Ne laissez pas une personne monopoliser la réunion. Chacun doit pouvoir donner son avis et poser des questions sur le sujet. La personne chargée de mener le meeting doit couper la parole si nécessaire pour la donner aux autres participants. Cette technique permettra de répartir équitablement le temps de parole et de ne pas dépasser la durée prévue de la réunion.

Proscrire les portables pour que tout le monde soit concentré. Les cadres ne se séparent jamais de leur téléphone, c’est bien connu ! Alors lorsque leur smartphone vibre sur la table de réunion, ils cèdent parfois à la tentation de regarder le sms ou le mail reçu, ce qui les détourne du sujet de la réunion. Alors pour une concentration optimale, bannissez les téléphones pour obtenir l’attention de tous vos collaborateurs.

Eviter les présentations visuelles trop chargée permet d’aller directement à l’essentiel. Des shows Powerpoint trop longs avec beaucoup d’informations ont une fâcheuse tendance à ennuyer l’auditoire, ce qui est totalement contre-productif. Alors pensez à épurer vos slides et à dire l’essentiel de la manière la plus simple et percutante possible.

Eviter les déplacements qui font perdre beaucoup de temps aux cadres. Avec les nouvelles technologies, il est désormais plus facile de faire les visio-conférences, qui assurent une retransmission de qualité. Ces réunions à distance permettent aux cadres d’assumer leur charge de travail et d’assister à ces meetings sans engranger des déplacements coûteux.

En appliquant ces quelques conseils, vous ferez gagner du temps à tous vos collaborateurs mais également de l’argent à votre entreprise.

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Un commentaire sur “6 conseils pour optimiser le temps passé en réunion

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Cette entrée a été publiée le 10 novembre 2015 par dans CONSEILS DE ZGROUPE, et est taguée , , , , , , , .
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