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Comment rendre une réunion attractive

Une réunion, est le plus sûr moyen de transmettre vos idées, vos objectifs ainsi que les informations et outils qui les accompagnent. Cependant,  votre équipe les redoute ? Souvent elles trainent dans la durée, sont désorganisées et pas toujours des plus passionnantes. .. Voici quelques conseils, pour les rendre plus attractives !

Reunion attractive1. Etablir un ordre du jour clair et concis

Les raisons d’être d’une réunion sont nombreuses et variées, des simples réunions hebdomadaires pour les affaires courantes aux importantes réunions relatives aux lancements de projet ou aux évolutions majeures de  l’entreprise, il est important de clarifier l’ordre du jour qui a un impact direct sur les personnes conviées à la réunion et qui permet de renseigner les employés sur le sujet de celle-ci

2. Amener une présentation dynamique

Evidemment il faut éviter les réunions ou l’on transmet des informations à l’oral pendant un laps de temps plus ou moins long. Un support visuel est nécessaire, et sera toujours utile pour attirer l’attention de vos collaborateurs. Cependant même si celles-ci sont plus que souhaitées, les présentations Power Point finissent par toutes se ressembler. Nous conseillons donc d’apporter du dynamisme à la réunion avec des vidéos et des contenus interactifs par exemple. Les diapositives doivent être courtes et ce sont les commentaires que vous apporterez qui y ajouteront de la valeur. Des applications comme Prezi, peuvent vous aider à créer du dynamisme.

3. Bien choisir son moment

Bien souvent les réunions ont lieu à des moments pas toujours idéaux, comme le lundi matin, ou l’on a encore la tête à son week-end ou encore juste après la pause déjeuner. Il faut choisir le moment où l’on sait que son équipe sera la plus productive et la plus réceptive. Chaque entreprise fonctionne différemment et à ses propres codes, choisissez le moment le plus propice en fonction de ceux-ci.

4. Eviter les réunions inutiles

Et oui ! C’est relativement courant en entreprise, on peut appeler ça la  « réunionite ». Pour que ces réunions soient efficaces, il faut éviter les réunions répétitives, tenez-vous en au minimum, pour que celles-ci inspirent de l’intérêt à vos collaborateurs.

5. Animer la réunion

Pour que votre réunion soit réussie, n’hésitez pas à la « booster » avec des activités de groupe par exemple, des jeux de rôles, des contenus ludiques et simples qui apporteront de l’entrain et poussera tout le monde à participer. Cependant il faut se rappeler que l’animation ne doit pas l’emporter sur le message en lui-même.

Pour finir, le temps est une composante importante de la réunion, n’oubliez pas que vos collaborateurs ont une capacité de concentration assez limitée. Il faut être concis, c’est la clé. Et n’hésitez pas à limiter la présence des smartphones ! Cela peut aussi vous faire gagner en temps et en concentration.

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Cette entrée a été publiée le 31 mai 2016 par dans CONSEILS DE ZGROUPE, et est taguée , , , , .
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