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Les 7 règles d’or pour ne pas se laisser déborder

Vous ne savez plus où donner de la tête avec le nombre de post-its recouvrant votre bureau et le grand nombre de tâches à accomplir. Beaucoup trop de choses à faire en très peu de temps. Bref, vous êtes complètement submergé et ne savez plus par où commencer.

Pas de panique, vous n’êtes pas le seul. Selon une étude menée par Havas Worldwide sur 10 000 salariés de 28 pays différents, une personne sur trois a le sentiment d’être toujours en train de courir après le temps. Une proportion qui passe presque à 50% si l’on fait un focus sur la génération Y.

Pourquoi appliquer ces nouvelles habitudes ?

Pour être plus efficace : vous serez focalisé uniquement sur l’essentiel.

Pour éviter le stress : Vous serez maître du Self Control et vous pourrez prendre du recul sur vos missions. Vous serez soulagé et rassuré.

Pour bien gérer votre temps : en limitant le temps « perdu » consacré à des choses inutiles, vos journées vous paraîtront plus longues pour profiter de vos amis et travailler sur vos projets personnels.

1/ Hiérarchiser

Réaliser une liste des choses à faire pour bien avoir en tête toutes les tâches à réaliser au cours de la journée, c’est déjà un bon début. Mais c’est aussi très souvent le meilleur moyen de se laisser démotiver par la charge de travail. Pour se donner bonne conscience, on réalise en premier lieu les tâches les plus courtes, celles demandant le moins d’énergie ou de concentration et jour après jour, ce sont toujours les mêmes tâches qu’on laisse s’accumuler : celles qui sont essentielles ! Car toutes les tâches à accomplir n’ont pas la même importance.

Tous les matins (ou tous les soirs avant de vous coucher) effectuez votre liste de tâches, classez ensuite toutes vos tâches par ordre de priorité, de la première à la dernière. Celles qui arrivent en premier sont les trois tâches qui auront le plus d’impact dans la réalisation de vos objectifs. Des tâches prioritaires qui devront absolument être réalisées dans la journée. Celles qui suivent sont des tâches secondaires sur lesquelles vous vous pencherez seulement une fois les premières terminées. Et pour vous aider à hiérarchiser vos différentes tâches, la matrice Eisenhower est un outil efficace de classification des priorités. Elle permet de différencier les tâches urgentes des tâches importantes, permettant ainsi de réaliser les bonnes tâches au bon moment.

Les applications indispensables : Wunderlist, Any.Do.

2/ S’accorder de vrais moments de concentration

Chacun a des moments de productivité maximale différents, certaines personnes sont plutôt du matin, d’autres sont plus productives le soir. À vous d’identifier quels sont vos moments et mettez-les à profit pour avancer sur vos objectifs. Si vous savez qu’à l’heure du déjeuner il est impossible pour vous de vous concentrer, ne vous forcez pas. Consacrez ce temps à la détente.

Focalisez-vous sur une seule chose à la fois. Vous essayez de préparer un entretien, alors que vous venez de recevoir un mail qui vous semble important et qu’une notification Whatsapp vient d’apparaître sur l’écran de votre smartphone. Tout cela alors que vous êtes en train de vous préparer un café… Non ! Sachez que le multitasking ne fonctionne pas… Le fait de quitter un travail et d’y revenir ensuite perturbera votre concentration.

Les applications indispensables: SelfControl sur ordinateur, Stay on Task ou Forest sur smartphone

3/ Identifier les pertes de temps

Avant de rajouter un bullet point à votre to-do list, demandez-vous : “Est-ce que j’ai vraiment besoin de le faire ? Que se passerait-il si je ne le fais pas ?”.

Pour vous aider trois questions à vous poser avant de vous lancer dans la réalisation d’une tâche :

  • Est-ce que le résultat aura une importance dans trois jours ? Si ce n’est pas le cas, traitez le sujet rapidement et passez à autre chose.
  • Est-ce que le résultat aura une importance dans trois mois ? Si c’est le cas, c’est que cette action aura un impact à long-terme, elle mérite donc un certain investissement.
  • Est-ce que le résultat aura une importance dans trois ans ? Si oui, c’est que cette tâche est essentielle pour votre vie et mérite une attention toute particulière.

4/ Ranger

Oui, ce conseil peut paraître simpliste, mais mettre en place de bonnes habitudes de rangement aura un effet positif sur votre esprit. Un bureau en désordre, une boîte mail qui déborde ou des notifications à n’en plus finir sur l’écran de votre smartphone, ne constituent pas un environnement optimal pour vous aider à garder les idées claires. Trouvez une place pour chaque chose. Vous- pouvez par exemple créer des dossiers et des libellés dans Gmail pour éviter le la pagaille dans votre boîte de réception.

5/ Oser dire non

A prendre trop d’engagements, il est compliqué de tous les respecter! Apprenez à dire non, de façon diplomate, voilà une qualité qui pourrait bien vous sauver la vie. Lorsqu’une personne vous demande quelque chose, évaluez si oui ou non, vous avez vraiment le temps de vous y consacrer sans que cela ne déborde sur d’autres engagements. Une réponse négative honnête et justifiée vous sera bien plus profitable qu’un travail bâclé !

6/ Apprendre à déléguer

Vous passez beaucoup de temps à vous plaindre auprès de vos amis et votre famille de la quantité de travail que vous avez à abattre. Une attitude qui vous défoule, sans aucun doute, qui vous rassure aussi peut-être, mais qui ne va pas faire avancer les choses pour autant ! Seules 20% des tâches que nous effectuons ne peuvent être confiées à quelqu’un d’autre. Les 80% restant peuvent donc théoriquement être déléguées.

N’hésitez pas à inclure votre entourage dans la résolution de vos tâches. Une preuve de confiance qui vous permettra de gagner du temps sur toutes les tâches que vous n’êtes pas le seul à pouvoir réaliser.

7/ Prendre du temps pour soi

Vous pensez que ça peut vous faire perdre votre temps, et bien non, laissez-vous un petit moment pour prendre un peu de recul et mettre ses idées au clair. Il est facile, lorsque l’on se sent débordé, de rester scotcher à son écran sous l’effet de la pression, sans être productif pour autant, et de s’éparpiller en pensées et en gestes. Prenez le temps de faire une pause : un footing le matin, quelques minutes de méditation, un épisode de votre série préféré, la lecture d’un article…Le principal est de réussir à vous déconnecter  quelques minutes ou quelques heures, pour prendre de la distance avec votre to-do list… et mieux y revenir ensuite !

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Cette entrée a été publiée le 24 janvier 2017 par dans CONSEILS DE ZGROUPE, et est taguée , , , , , , , , , , , .
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