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La boîte à idées : Innovation, transformation digitale, quelles sont les nouvelles pratiques ?

Si la boîte à idées reste, à travers les années qui passent, un outil indispensable à l’amélioration continue des entreprises, nous nous devons de remarquer que celle-ci a considérablement évolué dans utilisation.

Vote en ligne, brainstorming… de nouvelles notions viennent rafraîchir cette boîte en carton dans laquelle nos ainés glissaient des petits papiers.

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Des entreprises continuent à utiliser et à performer la boîte à idées pour développer de nouveaux projets nés de la réflexion de leurs salariés. Pour illustrer ce propos, le Crédit Agricole du Finistère a créé deux start-up en 2015 tournées vers la santé et l’accompagnement du vieillissement. Dans les deux cas, ce sont des collaborateurs du groupe qui ont imaginé le projet et qui ont reçu tous les moyens nécessaires au développement de l’idée : locaux, moyens financiers, équipes…

Ce principe n’est donc pas nouveau et revient très à la mode sous le nom d’innovation « participative ». Cela consiste, comme pour la traditionnelle boîte à idée, à faire participer l’ensemble des collaborateurs sur le développement d’un projet. Mais attention, l’utilisation de nouveaux termes amène à l’utilisation de nouvelles méthodes de travail qui détermineront le succès des idées qui ressortiront de cette forme d’innovation.

 

Travailler dans une limite raisonnable de temps

On connait tous le fameux « brainstorming » de l’américain Alex Osborn qui a popularisé cette méthode en 1939 lorsqu’il était vice-président de l’agence de publicité BBDO. Le principe consiste en une session de réflexion sous la direction d’un animateur pour faire ressortir un maximum d’idées.

Cette méthode peut se révéler efficace pour remplir la fameuse boîte à idées si une limite de temps raisonnable est donnée. Des tests ont notamment révélé des différences notables en comparant le nombre d’idées reçues en 24h et en une semaine. Le PDG de Nexenture, Maxime Vignon, témoigne en indiquant que le nombre d’idées données en une journée peut aller jusqu’à 500, alors qu’il chute à 150 sur une semaine. Le taux de participation se voit aussi influencé avec 70% de participation en 24H contre 40% en 7 jours.

La mise en place peut se faire, grâce aux nouvelles technologies de mobilité, en physique ou à distance via une tablette, un smartphone ou un ordinateur. Les invités peuvent proposer de nouvelles idées et voter pour celles de leurs collègues pour ainsi en faire émerger les meilleures.

Mobiliser l’intégralité des collaborateurs

Comme pour le principe d’une période de temps raisonnable, il est important d’utiliser les nouvelles technologies de mobilité pour faire participer un maximum d’employés. Que la personne soit en déplacement, en extérieur, en boutique ou dans une usine de production, il existera toujours un moyen d’accéder au site internet réservé à l’exercice.

Maxime Vignon rappelle que les efforts de préparation et d’adaptation en valent la peine : Si une partie seulement des collaborateurs participent, cela aurait un effet négatif sur la motivation des employés et cela dégraderait considérablement l’image de l’entreprise. Au contraire, si chacun se sent concerné, la démarche peut avoir des effets très positifs et mobilisateurs pour aller chercher plus de succès dans les résultats.

La Direction doit se joindre au processus

Le Comité de Direction aura un rôle clé à jouer dans la mise en place d’un exercice de ce type. Le Directeur Général doit lui-même prendre la parole pour mobiliser les troupes et donner envie à chacun de remplir la boîte à idées. Son rôle est d’autant plus important que c’est la Direction elle-même qui aura la lourde tâche de choisir les idées qui traiteront des vrais sujets.

Plus concrètement, le rôle de la Direction sera aussi de répondre aux éventuelles questions posées lors de l’opération et de relancer les équipes ou filiales qui auraient oublié de participer.

Aller au bout des idées en or ou « Quick Wins »

Les idées en or, ce sont les idées du type de celles qui ont été développées par le Crédit Agricole du Finistère. Ce sont des idées formidables qui nécessitent de lourds investissements en temps, en moyens financiers et qui devront faire l’objet de plus larges développements. Elles représentent en moyenne entre 3% et 4% des idées reçues dans la boîte.

Les « Quick Wins » en revanche sont des idées qui, toujours formidables, nécessitent beaucoup moins de moyens pour les mettre en place. Cela peut concerner la qualité de vie au travail, le gaspillage ou n’importe quelle action quotidienne. Elles n’en restent pas moins importantes car elles sont très rapides à mettre en place, sont moins disruptives et permettent de faire de larges économies dans un délai très court. Michelin par exemple, en 2015, a réalisé 15 millions d’euros de gain en seulement 1 an grâce aux 31 000 idées collectées.

Mettre rapidement les idées dans un tunnel d’action 

Les idées retenues doivent très vite recevoir des retours pour informer les collaborateurs qu’elles ont bien été prises en compte. La Direction peut se concentrer en premier lieu soit sur les idées en or, soit sur les « Quick Wins », mais dans les deux cas elle doit prendre le soin d’informer les participants de la prise en compte de ces dernières.

Pour conclure une opération de remplissage de boîte à idées, la Direction peut remercier par un simple mail l’ensemble des invités afin de créer de la reconnaissance pour leur travail d’innovation participative. Une réception peut aussi être une manière de les remercier. Enfin, pour aller plus loin avec les employés sortis du lot, la Direction peut les recevoir personnellement afin d’échanger plus longuement sur leurs projets avant de les mettre en place.

 

Quel que soit la nature ou la méthode utilisée, la boîte à idées restera toujours un élément fondamental pour une entreprise qui chercherait à obtenir des feedbacks sur les améliorations à apporter au quotidien de ses salariés. C’est aussi une clé de réussite pour des projets d’innovation qui peuvent parfois venir de collaborateurs restés pendant longtemps dans l’ombre mais qui méritent d’être entendus.

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Cette entrée a été publiée le 23 août 2017 par dans CONSEILS DE ZGROUPE, et est taguée , , , , , , , , , .
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