Comment mener à bien une réunion ?

 

L’organisation d’une réunion peut s’avérer compliquée.
Voici donc quelques conseils pour transformer ce moment que certains redoutent en une réunion productive et agréable.

Avant tout, pour qu’une réunion soit utile et efficace, il faut la préparer.
Et pour la préparer au mieux, il faut penser à :

  • bien choisir ses participants : sélectionner ceux qui sont indispensables au bon déroulement de la réunion, et évincer ceux qui pourraient n’y voir aucune utilité ;
  • choisir un lieu adéquat : si vos bureaux ne disposent pas d’une salle de réunion, le choix du lieu est primordial. Le local doit être neutre et ne doit être ni trop vaste, ni trop étroit afin que les collaborateurs se sentent à l’aise et donc plus disposés à participer, s’exprimer.
  • définir la liste des sujets à aborder et des objectifs fixés, afin de la remettre aux collaborateurs participants avant la réunion. Ainsi, ils savent précisément de quoi la réunion va traiter et sont en mesure de se préparer. La réunion n’en sera que plus fluide et efficace.
  • Déterminer la durée et de la réunion et la respecter : Une réunion trop longue augmente les risques de dispersion et de perte d’attention des participants.

Une fois la réunion bien préparée, il est important que l’animateur prenne son rôle à cœur et veille à :

  • commencer par exposer le déroulement de la réunion : rappeler les sujets à aborder et les objectifs fixés est important pour commencer à discuter dans les meilleures conditions.
  • faire un tour de table : les collaborateurs sont susceptibles de ne pas tous bien se connaître. De rapides présentations sont donc les bienvenues pour faciliter la concentration ainsi que les échanges.
  • commencer la réunion par les sujets les plus importants, car c’est prouvé ! Plus on arrive vers la fin de la  réunion, moins les participants sont attentifs. De plus, si vous attendez la fin de la réunion, vous risquez tout simplement de ne pas avoir le temps d’aborder certains sujets.
  • assurer la participation de tous : en effet, dans un groupe, il y a toujours des participants plus ou moins à l’aise. Le rôle de l’animateur est donc de tempérer ceux qui prennent « trop » la parole et de pousser les plus timides à interagir afin que les temps de parole soient à peu près égaux et que tout le monde ait donné son avis.
  • respecter la durée déterminée: Même si certains sujets n’ont pas été abordés, il est important de respecter au mieux la durée prévue. Les points non abordés pourront être sujets d’une prochaine réunion.
  • faire un bilan : Avant de libérer les collaborateurs, il est important de résumer rapidement les points abordés et les décisions prises afin de confirmer que tout le monde ait bien tout compris.

 

Une fois la réunion terminée, il reste une dernière étape pour que celle-ci soit efficace dans sa globalité :

  • Le compte-rendu : il reprend en termes simples les différents points examinés lors de la réunions. Il est ensuite envoyé aux participants afin qu’ils puissent éventuellement modifier ou ajouter des éléments.

Vous avez maintenant toutes les clés pour faire de vos réunions des moments instructifs, participatifs et surtout productifs et efficaces. A vous de jouer !

 

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